Poniżej przedstawiamy informacje o tym w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe na stronie internetowej www.pelargos.pl.

 

KIM JESTEŚMY?

Nazywamy się Pelargos Sp. z o.o. (dalej „Pelargos”) i mamy siedzibę w Warszawie przy ul. Prymasa Tysiąclecia 46. Kontakt z nami możliwy jest pod mailem dane@pelargos.pl lub listownie pod adresem: Pelargos Sp. z o.o., ul. Prymasa Tysiąclecia 46, 01-242 Warszawa.

 

DANE NASZEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

W ramach naszej spółki powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Osobą odpowiedzialną za sprawowanie funkcji Inspektora jest Marcin Rogulski. Adres kontaktowy do Inspektora to: inspektor@pelargos.com.pl.

 

SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie.

Jeśli jesteś naszym klientem, podajesz nam swoje dane przy okazji kontaktu ws. naszych usług.

Jeśli jesteś naszym kontrahentem (tzn. współpracujemy biznesowo), podajesz nam swoje dane przy okazji kontaktu ws. współpracy, a także w całym toku tej współpracy, np. w ramach korespondencji e-mail. Jednocześnie Twoje dane kontaktowe mogliśmy uzyskać od kogoś w Twojej organizacji (np. poprzez wskazanie Ciebie w umowie o współpracy jako osoby odpowiedzialnej za kontakt lub po prostu poprzez dodanie Ciebie do wiadomości (DW) w ramach bieżącej korespondencji).

 

W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

  • Świadczenie usług naszym klientom

Jeśli jesteś lub chciałbyś zostać naszym klientem, to Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w celu świadczenia naszych usług oraz ich rozliczenia na gruncie podatkowym.

  • Prowadzenie naszego serwisu korporacyjnego

Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu zapewnienia funkcjonalności naszego serwisu www.pelargos.pl.

Obejmuje to w szczególności zapewnienie Tobie możliwości przesłania do nas wiadomości i Twoich danych kontaktowych (imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz numeru telefonu) poprzez formularz na https://www.pelargos.pl/kontakt.

  • Współpraca z kontrahentami

Jeśli z nami współpracujesz lub chciałbyś/chciałabyś z nami współpracować w relacjach biznesowych, to Twoje dane osobowe (np. jako właściciela firmy/instytucji albo pracownika firmy/instytucji) będziemy przetwarzać w celu nawiązania i prowadzenia takiej współpracy.

  • Wszelka korespondencja e-mail

Jeśli kontaktujesz się z nami przez e-mail w innych sprawach niż wskazane powyżej, podane przez Ciebie dane przetwarzamy w celu związanym z daną korespondencją. Może to być wykonywanie przez nas usług, zamawianie określonych świadczeń lub dostaw, rekrutacja, albo inne działanie związane z naszym przedsiębiorstwem.

  • Cele marketingowe

Jeżeli jesteś naszym klientem, potencjalnym klientem, lub jego przedstawicielem, będziemy przetwarzać również Twoje dane w celach marketingowych, co oznacza w szczególności promowanie naszej oferty usług. W ramach naszego marketingu chcemy móc prezentować dopasowane do Twoich zainteresowań oferty oraz promocje. W tym celu możemy dokonywać czynności profilowania, które jednak w żadnym przypadku nie będzie miało wpływu na Twoje prawa lub wolności, ani nie będzie w inny podobny sposób na Ciebie wpływać.

Dodatkowo, o ile wyrazisz odrębną zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną lub telefoniczną, będziemy wykorzystywać Twój adres e-mail oraz numer telefonu w celu komunikowania naszej oferty za ich pośrednictwem.

 

JAKIE KATEGORIE DANYCH PRZETWARZAMY?

Przetwarzamy przede wszystkim Twoje dane kontaktowe, a także dane o firmie/instytucji, w której pracujesz, np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, historia Twojej komunikacji z nam, informacje o źródłach pozyskania Twoich danych, nazwa firmy/instytucji, NIP, historia korzystania z naszych usług.

Mogą to być również dodatkowe informacje o sobie, które mogłaś/mogłeś zawrzeć w korespondencji e-mail lub które mogłeś podać w trakcie rozmowy telefonicznej z naszym przedstawicielem, a także udzielone przez Ciebie zgody.

 

NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?

Podstawa prawna przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych różni się w zależności od tego, w jakim celu je przetwarzamy. I tak:

·         jeśli wyraziłeś odrębną zgodę, Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w celu wysyłania do Ciebie bezpośrednich komunikatów marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną;

·         w zakresie w jakim chcemy zapytać Cię o opinię dotyczącą danej usługi – Twoje dane w tym zakresie będziemy przetwarzać z powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora, jaki mamy w tym, aby nieustannie polepszać nasze usługi oraz ofertę;

·         jeżeli kontaktujesz się z nami (np. poprzez formularz na https://www.pelargos.pl/kontakt), żeby zadać pytanie o to jakie usługi świadczymy, jak prowadzimy nasze serwisy internetowe, czy też w jaki sposób zrealizować określone czynności, zbieramy Twoje pytania i związanie z nim dane oraz udzielamy odpowiedzi, ponieważ mamy prawnie uzasadniony interes w tym, aby udzielać naszym klientom i użytkownikom naszych serwisów internetowych pełnych informacji i zapewniać im pozytywnych doświadczeń z Pelargos;

·         jeśli prowadzisz z nami szeroko pojętą współpracę biznesową lub chcesz taką współpracę nawiązać, przetwarzamy Twoje dane, ponieważ zawarliśmy z Tobą umowę dotyczącą ww. współpracy biznesowej (forma takiej umowy może być dowolna, w tym również ustna lub mailowa) i przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonywania takiej umowy albo niezbędne do odpowiedzi na Twoją propozycję współpracy i podjęcia działań przez zawarciem stosownej; ponadto, mamy prawnie uzasadniony interes w tym, aby kontaktować się z wszelkimi przedstawicielami naszych kontrahentów (np. ich pracownikami) w sprawach dotyczących prowadzonej współpracy;

·         wszystkie Twoje dane, które posiadamy jako administrator danych przetwarzamy również w celach marketingowych z powołaniem na prawnie uzasadniony interes administratora danych osobowych. Cele marketingowe obejmują w szczególności przedstawianie ofert i promocji, które wierzymy, że mogą Cię zainteresować, jak również innych informacji promujących Pelargos oraz naszą ofertę.

 

JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania. I tak odpowiednio:

·         udzielanie odpowiedzi na pytania – przez czas udzielania niezbędnych wyjaśnień i odpowiedzi; po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych, jednak nie dłużej niż 5 lat;

·         prowadzenie szeroko pojętej współpracy biznesowej z kontrahentami oraz kontakt ws. nawiązania takiej współpracy – przez okres trwania współpracy albo czas niezbędny do ustalenia warunków takiej współpracy; po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych, jednak nie dłużej niż 5 lat;

·         dane przetwarzane w naszej bazie marketingowej – przez cały okres kiedy jesteś naszym klientem oraz później przez okres 5 lat licząc od czasu kiedy przestałeś być naszym klientem (zaprzestałeś korzystać ze świadczonych przez nas usług); po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych, jednak nie dłużej niż 5 lat.

 

KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Nie udostępniamy na własność Twoich danych żadnym podmiotom komercyjnym. Powinieneś jednak wiedzieć, że Twoje dane mogą być udostępniane dostawcom różnego rodzaju usług, które wiążą się z prawem dostępu do Twoich danych. Są to następujące kategorie dostawców:

·         podmioty prowadzące naszą obsługę techniczną oraz informatyczną, np. osoba odpowiedzialna za administrowanie naszym systemem informatycznym oraz dostawcy rozwiązań IT (usługi telekomunikacyjne, dostawcy oprogramowania, dostawcy poczty elektronicznej, dostawcy hostingu)

·         podmioty świadczące dla nas usługi rachunkowe, prawne i doradcze (zwłaszcza kancelaria prawna, biura rachunkowe)

·         agencje marketingowe, które pomagają nam zrozumieć, czym są zainteresowani nasi klienci i pomagają nam tworzyć ciekawe oferty, promocje oraz pomagają nam w bieżącej komunikacji z Tobą.

Każdemu z ww. podmiotów ujawniamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu.

 

W JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych.

Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych:

·         Reguła adekwatności. Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły.

·         Reguła transparentności. Powininnaś/powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest jej przejawem.

·         Reguła prawidłowości. Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami pod mailem dane@pelargos.pl lub listownie pod adresem: Pelargos Sp. z o.o., ul. Prymasa Tysiąclecia 46, 01-242 Warszawa.

·         Reguła integralności i poufności. Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych.

·         Reguła rozliczalności. Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

 

JAKIE ZGODY ZBIERAMY?

W ramach naszej codziennej praktyki zbieramy zgody na komunikację marketingową na podany adres e-mail oraz numer telefonu w zakresie dotyczącym produktów i usług Pelargos.

Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Jeżeli wyraziłeś/wyraziłaś zgodę, masz prawo wycofać ją w dowolnej chwili pisząc mail na adres dane@pelargos.com.pl  lub listownie pod adresem: Pelargos Sp. z o.o., ul. Prymasa Tysiąclecia 46, 01-242 Warszawa.

Pamiętaj, że cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

 

JAKIE MASZ PRAWA?

Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał/a (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:

·         Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych

To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.).

·         Prawo do poprawiania danych

Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych.

·         Prawo do ograniczenia przetwarzania danych

Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, przychylimy się do Twojego żądania.

·         Prawo do żądania usunięcia danych

Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. zachowanie dokumentacji pracowniczej, rozliczenia podatkowe). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji.

·         Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów i całej współpracy do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail dane@pelargos.pl lub listownie pod adresem: Pelargos Sp. z o.o., ul. Prymasa Tysiąclecia 46, 01-242 Warszawa.

Na te dane możesz pisać również wówczas, gdy jakieś działanie lub sytuacja, z którą się spotkasz, będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

 

PRAWO DO SPRZECIWU

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw, chyba że Twoje żądanie sprzeciwia się obowiązkowi, które nakładają na nas przepisy prawa.

Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail dane@pelargos.pl lub listownie pod adresem: Pelargos Sp. z o.o., ul. Prymasa Tysiąclecia 46, 01-242 Warszawa.